E-facturatie via Peppol is verplicht: bent u mee?
Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen elkaar gestructureerde elektronische facturen sturen. Een pdf per e-mail volstaat niet langer tussen ondernemingen. Geen paniek: met de juiste aanpak is de overstap kleiner dan ze lijkt.
Wat is er precies veranderd?
Voor facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B) geldt sinds 1 januari 2026 een verplichting om te factureren met gestructureerde elektronische facturen. Dat zijn geen pdf’s of papieren facturen, maar digitale bestanden in een vast formaat (Peppol-BIS) die rechtstreeks van het ene boekhoudpakket naar het andere reizen via het beveiligde Peppol-netwerk.
Concreet betekent dit dat uw onderneming zulke facturen moet kunnen versturen én ontvangen. De verplichting geldt voor transacties tussen Belgische btw-plichtigen; facturen aan particulieren (B2C) vallen er buiten.
Waarom deze verplichting?
De overheid wil met e-facturatie de btw-kloof verkleinen en de administratie voor ondernemingen vereenvoudigen. Voor u als ondernemer zijn er ook echte voordelen:
- Facturen komen rechtstreeks in het boekhoudpakket terecht — geen manueel overtikken meer, dus minder fouten.
- Snellere verwerking en dus vaak snellere betaling.
- Minder discussie: een Peppol-factuur is afgeleverd of niet — “niet ontvangen” bestaat niet meer.
Wat moet u concreet doen?
- Kies een facturatie- of boekhoudpakket met Peppol-aansluiting. De meeste courante pakketten zijn vandaag aangesloten op het Peppol-netwerk. Werkt u nog met Word- of Excel-facturen, dan is dit hét moment om over te schakelen.
- Registreer uw onderneming op het Peppol-netwerk. Dat gebeurt via uw softwarepakket of dienstverlener, op basis van uw ondernemingsnummer.
- Controleer uw inkomende facturen. Ook uw leveranciers factureren nu via Peppol — zorg dat die facturen automatisch binnenkomen in uw administratie.
- Denk aan de fiscale steun. Voor kleine ondernemingen voorzag de wetgever tijdelijk een verhoogde kostenaftrek voor facturatiesoftware en bijhorende kosten. Vraag ons wat er in uw situatie mogelijk is.
Twijfelt u welk pakket bij uw zaak past? Bekijk onze begeleiding bij administratieve organisatie & softwareadvies.
Klant bij Jansseune & Co? Dan hoeft u zich weinig zorgen te maken: wij bekijken samen met u welk pakket bij uw zaak past, zorgen voor de Peppol-registratie en zetten de koppeling met onze boekhouding op. Eén telefoontje volstaat om te weten waar uw dossier staat.
Wat als u niets doet?
Wie niet conform factureert, riskeert boetes en — minstens even vervelend — klanten die uw factuur niet meer kunnen of willen verwerken. Bovendien kan de aftrekbaarheid van de btw in het gedrang komen wanneer een factuur niet aan de vormvereisten voldoet. Wacht dus niet tot een grote klant uw pdf-factuur weigert.
Onze ervaring na de eerste weken: wie de overstap goed voorbereidt, is er na een halve dag mee klaar — en wint daarna elke maand tijd.
Dit artikel is algemene informatie en geen persoonlijk advies. De regelgeving evolueert; contacteer ons voor de laatste stand van zaken in uw dossier.